Skrivbara webbsidor

Verktyg för samarbete

För att samarbeta behöver man kommunicera och ha tillgång till gemensam information. Internet skulle kunna vara ett perfekt hjälpmedel för samarbete inom styrelser, arbetsgrupper och föreningar. Vi har visserligen stor nytta av e-post och filarkiv, men märkligt nog saknas allmänt tillgängliga standardverktyg för det som borde vara det viktigaste hjälpmedlet, nämligen skrivbara webbsidor.

E-post

Alla som idag använder datorer har e-postadress. Det klarar det grundläggande behovet av skriftlig kommunikation inom en grupp. Alla kan skicka brev till alla.

Men e-post har sina svagheter i detta sammanhang. Mottagaren blir själv ansvarig för att strukturera och arkivera projektmeddelanden. De flesta behandlar e-postbrev som färskvara och det är inte säkert att någon sparar alla viktiga meddelanden. Det drabbar nytillkomna gruppmedlemmar, som får svårt att" läsa in sig" i grupps arbete.

Filarkiv

Kravet på tillgång till uppdaterad, gemensam information är något besvärligare att tillgodose, men det kan ändå göras med standardverktyg. Arbetsgruppen måste ha tillgång till en webbplats och någon som kan ladda upp dokumenten till servern. Vanligtvis är det bara en enda person, webmaster, som har behörighet att göra det. När ett dokument kommit på plats kan alla hämta ned det till sin egen dator, d.v.s. läsa det.

Nackdelen med detta system är givetvis beroendet av en webmaster. Det blir extra besvärligt om denne inte själv är medlem i gruppen.

Skrivbara webbsidor

Jämför man diagrammen över de två systemen och beaktar deras nackdelar inser man att ett bättre system vore att ha skrivbara webbsidor. Man skickar inte separata brev till alla i gruppen utan skriver direkt på ett dokument på webbplatsen. Alla kan skriva och alla kan läsa. Skrivbara webbsidor kringgår problemet med webmasterns ensamrätt till att lägga upp information på webbplatsen. Däremot krävs oftast någon form av lösenordsskydd så att bara behöriga gruppmedlemmar kan läsa och skriva.

Sådana system finns. Vi använder dem ofta. Forum fungerar enligt denna princip.

Märkligt är att det inte finns några lättillgängliga standardverktyg för detta. Skrivbara webbsidor måste alltid baseras på specialapplikationer. Så har det inte behövt vara. Erforderliga basverktyg hade mycket väl kunnat byggas in i webservrar. Men av någon anledning har det inte blivit gjort.

Den arbetsgrupp som vill använda skrivbara webbsidor för att underlätta sitt samarbete har därför att välja mellan att själv utveckla eller låta utveckla ett eget system, köpa en kommersiell produkt eller använda gratisversioner (med tillhörande reklam). För många grupper är inget av alternativen attraktivt. Man har inte tid, inte resurser, inte pengar att satsa på något som inte är en allmänt tillgänglig standardprodukt. Därmed måste man avstå från att använda detta kraftfulla verktyg.

För den tekniskt intresserade ska tilläggas att uttrycket "skrivbara webbsidor" syftar på hur användaren upplever situationen. I praktiken skriver man inte direkt på webbsidan. Man skriver vanligen på en speciell textarea, vars innehåll skickas upp till webservern, där den tas om hand och infogas i webbsidan. Det viktiga i detta sammanhang är att användaren själv kan förändra innehållet. Hur det tekniskt går till är av underordnad betydelse.

Tillämpningar

Det finns många tillämpningar för skrivbara webbsidor. Här listas några som kan vara av intresse för samarbete inom en förening.

Forum

Diskussionsforum är troligen den vanligaste användningen av skrivbara webbsidor. Medlemmar i en föreningsstyrelse kan t.ex. använda ett forum för att utbyta synpunkter och förbereda nästa styrelsemöte. I sin enklaste form består ett forum av ett antal webbsidor, en för varje tråd i diskussionen. Tillämpningen är dock speciell i det att man bara brukar kunna lägga till ny text till webbsidan, inte ta bort och ändra redan publicerad text.

Programplanering och kalender

När en förening planerar nästa års verksamhet brukar många vara inblandade. Alla måste ta hänsyn till alla, bl.a. för att bevaka att inte olika aktiviteter kolliderar i tiden. Att låta verksamhetsplanen vara en skrivbar webbsida är då en praktisk lösning. Programansvariga skriver successivt in uppgifter om inplanerade programpunkter. Även under pågående verksamhetsår är det en fördel att ha programmet i form av en skrivbar webbsida. Den som är ansvarig för en aktivitet kan omedelbart gå in och ändra, t.ex. vid byte av lokal eller förskjutning i tidsplanen.

Medlemsregister

Om en förening lägger ut medlemsregistret på nätet kan medlemmarna ges möjlighet att själva uppdatera sina registeruppgifter. Det är t.ex. vanligt att man byter e-postadress. Givetvis måste ett sådant system ligga bakom en lösenordsmur och bara tillåta att man ändrar sina egna uppgifter. Endast små föreningar brukar dock publicera hela medlemsregistret på nätet med hänsyn till risken för kommersiellt utnyttjande och spam. (Man bör numera aldrig lägga ut e-postadresser på webbsidor utan att använda något knep för att dölja dem för spamrobotar.)

Bestämma tid för möten

Att hitta en dag och tidpunkt då så många som möjligt kan delta i ett möte kan vara besvärligt. Upptagna personer kan inte hålla flera alternativa dagar lediga så länge, samtidigt som det är svårt att få tag i dem för besked. Det går givetvis att klara uppgiften med telefon och e-post, men ett bekvämt sätt är att publicera ett förslag på tänkbara dagar och tider som en skrivbar webbsida, och låta alla gå in på sidan och bocka för vad som passar dem själva.

Deltagarlistor

Ibland ordnar föreningar aktiviteter som kräver obligatorisk föranmälan, t.ex. för att antalet deltagare är maximerat. Med "gammal" teknik kräver detta att en och endast en person håller i anmälningarna. Kan man i stället använda en skrivbar webbsida, kan flera personer ta emot anmälningar. De kan gå in på nätet och kontrollera om plats finns kvar och i så fall direkt skriva in nyanmälda deltagare.

Rådgivande eller beslutande omröstningar på nätet

En förening som har medlemmar utspridda över ett större område kan få ökad delaktighet i interna beslut genom att ordna omröstningar på nätet och även hålla sina årsmöten på nätet. Det kräver tillgång till ett forum för att diskutera respektive fråga inom föreningen kombinerat med ett system för omröstning.

Revidering av dokument

Interna texter, såsom stadgar och policydokument, måste av och till revideras. Finns det kopior av dem i form av skrivbara webbsidor kan flera medlemmar parallellt skriva ändringsförslag.

Jon Udell har skrivit en utförlig rapport om verktyg för samarbete mellan forskare. Klicka här.

Teknik

Skrivbara webbsidor utnyttjar att HTML-standarden tillåter att en webbsida innehåller ett s.k. formulär där användaren kan skriva in text eller ändra en i förväg inmatad text. Man möter det t.ex. på alla forumsidor och på sidor där man ska registrera sig med namn och adress.

När användaren klickar på "Skicka" sänds den inskrivna eller ändrade texten till en webbserver. Där måste det finnas ett program som tar hand om informationen. Det finns mycket få standardprogram för att hantera detta. I allmänhet måste man skräddarsy ett sådant program till varje applikation.

Implementeringar

Specialprogram

Tillämpningar av skrivbara webbsidor görs i allmänhet som specialapplikationer med skräddarsydda serverprogram. Jag återkommer i senare avsnitt med vad som krävs för att skapa en sådan lösning. Det finns emellertid vissa generella programsystem som baseras på skrivbara webbsidor. Än så länge används de dock mer sällan för den tillämpning som behandlas här, nämligen samarbete inom föreningar.

Wiki

Wiki är namnet på en typ av webbplats som på ett mycket smart och enkelt sätt ger användaren möjlighet att själv skriva på alla webbsidor och dessutom själv skapa nya sidor. Wikitekniken "uppfanns" av Ward Cunningham i mitten av 90-talet och namnet kommer av "wikiwiki" som betyder "snabbt" på hawaiiska.

De största wikiplatserna på svenska är wikipedia och susning, som båda är uppslagsverk skrivna av användarna.

Wiki är en mycket enkel teknik och det är märkligt att den inte används mera allmänt. Det hade inte varit svårt att bygga in en wikimotor som standard i webbserverprogram. Tekniken finns bl.a. beskriven i boken "The Wiki Way" (ISBN 0-201-71499-X) med tillhörande webbplats. Kan man lite om programspråket Perl är det överkomligt att med bokens hjälp och de nedladdningsbara programmen bygga en egen wikiplats. Det kräver dock att man har sin webbplats på ett webbhotell som tillåter s.k. cgi-skript.

Publiceringsverktyg

I inledningsavsnittet beskrevs att traditionella filarkivsystem baseras på att en webmaster laddar upp informationen till en server. När den väl ligger på plats där kan i princip alla som känner till webbadressen ta del av den.

Detta upplägg är naturligtvis helt oacceptabelt för större företag och för webbtidningar och tidskrifter. De kan inte acceptera att allt ska passera flaskhalsen webmaster. Lösningen har blivit system som kallas publiceringsverktyg. Principen är att enskilda avdelningar eller redaktioner själva laddar upp artiklar och bilder till nätet. De hamnar i en gemensam databas. Därifrån hämtar systemet informationen och "publicerar" den på nätet i form av webbsidor baserade på fasta mallar. För en översikt klicka här.

Fördelen med publiceringsverktyg är att man kan delegera till ett stort antal personer att förse systemet med information. Nackdelen är att allt visas upp på samma sätt, d.v.s. enligt de fastställda mallarna (något som företag och tidningar förmodligen betraktar som en fördel, men som användare kan finna tråkigt).

Community

En community är en digital mötesplats. Tekniskt består mötesplatsen av en mängd tjänster som ska underlätta kontakten mellan medlemmarna, såsom chatt, forum, gästböcker, egna hemsidor, intern e-post, annonser m.m. Alla dessa tjänster baseras i grunden på tekniken skrivbara webbsidor. En översikt av nordiska communities finns här.

Fullt utbyggd är en community en mycket omfattande webbplats. Den största i Sverige, ungdomsplatsen Lunarstorm, erbjuder ett mycket stort urval av tjänster och säger sig ha en miljon besökare i veckan.

Microsofts portal MSN har en tjänst som kallas "Webbgrupper" och som gör det möjligt att skapa en privat minicommunity. Systemet understöder egna webbsidor, forum, fildelning, uppladdning av bilder m.m. Tjänsten är gratis men har ungefär samma utformning som Hotmail med många bilder och och MSN-information i marginalerna.

Social software och blogware

Under de senaste åren har det också utvecklats ett flertal system som ska hjälpa enskilda personer att bygga upp nätverk omkring sig och publicera sig själva på nätet, t.ex. Blogger och Movable Type. De ligger något vid sidan av vad som behandlas här, men den teknik som används kan komma att nyttiggöras även för uppgiften att underlätta samarbete inom föreningar.

Kommersiella system för större organisationer

Det finns givetvis kommersiella system för att underlätta samarbetet mellan medlemmar i större organisationer. Några av de riktigt stora produkterna är Lotus Notes och XEROX DocuShares, men det finns även mindre företag i branschen, t.ex. Teamware Group Oy och Membro AB. Det är intressant att ta del av dessa företags utbud av tjänster, men för en liten, ideell förening är de ekonomiskt utom räckhåll.

Datorprogram

För att ta hand om information som skickas upp till en webbserver från ett webbformulär krävs ett speciellt datorprogram på servern. Datorprogram skrivs alltid i något programspråk. Man kunde tro att det skulle gå att konstruera ett optimalt universalspråk för datorer, men utvecklingen har tagit en helt annan väg. Sedan 50-talet har det skapats hundratals, kanske tusentals programspråk, och utvecklingen har inte avstannat. I stället för ett universalspråk skapar man språk anpassade till olika tillämpningsområden. På nätet finns en intressant graf som visar ett "släktträd" för de viktigaste programspråken.

Wiki, publiceringsverktyg, communities och enklare system för att ta hand om formulärinformation är sådana tillämpningsområden. De vanligaste programspråken i detta sammanhang är Perl, php, java och vbscript. (Datorprogram skrivna i dessa språk kallas oftast "skript".)

Surfar man till webbplatser som utnyttjar serverskript brukar man kunna se i adressfältet eller på statusraden vilket system och vilket skriptspråk som används. Webbadresser och länkar pekar på skriptfiler, och dessa avslöjar sig genom att ha "efternamn" i form av en punkt följd av en två- eller trebokstavsförkortning, t.ex. cgi, .pl, .php, .jsp, .asp, som visar att skriptet är skrivet i något av de nämnda språken.

Att lära sig skriva skript

Är det svårt att lära sig att själv utveckla tillämpningar av "skrivbara webbsidor"? Både ja och nej.

Först måste man lära sig grunderna i något av programspråken ifråga. Ett besök i bokhandel eller bibliotek kan verka avskräckande. Läroböckerna är tjocka som tegelstenar och innehållet ter sig abstrakt och svårbegripligt. Så är det tyvärr, ty alla programspråk tenderar att svälla ut och inkludera finesser som man normalt inte behöver. Det är samma utveckling som vi möter hos Word och Excel. Och en nybörjare kan ha svårt att skilja mellan grund- och överkurs.

Till detta kommer att man måste lära sig hur man lägger upp skript på webservern. Det är ofta dåligt dokumenterat. Första gången kan man behöva konsultera internetleverantörens support.

Det som förenklar är att man numera aldrig behöver börja själv från början när man ska utveckla en egen applikation. Det finns alltid något publicerat skript som man kan utgå från. På nätet finns en mängd information. Svenska Internetworld har t.ex. en webbskola som bl.a. publicerar program och beskrivningar av serverskript. När detta skrivs pågår en artikelserie om hur man själv utvecklar ett publiceringsverktyg. Tidningen skriver bl.a. (nr 5, 2004): "Det är inte svårt att bygga publiceringsverktyg. Vem som helst med vana att bygga hemsidor kan göra det. Lär dig lite php-programmering och några enkla anrop till en databas, så är du igång på nolltid".

Framtid

Skrivbara webbsidor skulle kunna vara ett effektivt verktyg för samarbete inom föreningar och projektgrupper. Tyvärr används de sällan. Det är brist på standarder och lättillgängliga gratisprogram. Vad kan man hoppas på?

Det finns många publicerade gratisprogram, men de är inte helt lätta att installera och komma igång med. Få ideella föreningar klarar det. Man önskar att webbhotellen vore mer aktiva i detta sammanhang. De skulle kunna förbereda installationer och skriva lättbegripliga installationsanvisningar.

Man kan också hoppas på att de stora, kommersiella företagen, som ofta kör sina program på egen server, ska göra sina produkter tillgängliga gratis eller nästan gratis för ideella föreningar utan att lägga till störande reklam.

Själv hoppas jag främst på ökat samarbete mellan föreningar. Det måste finnas många programmeringskunniga inom föreningsvärlden. Säkert skulle flera av dem vara intresserade av att på ideell basis hjälpa till att utveckla rutiner för skrivbara webbsidor. Föreningsvärlden skulle kunna ha en pool för ömsesidigt erfarenhetsutbyte och distribution av egenutvecklade program.

Skicka gärna kommentarer: