Att använda Internet i styrelsearbete

Styrelse

En föreningsstyrelse har åtminstone tre viktiga uppgifter:

• Den kreativa uppgiften att finna nya sätt att främja föreningens syfte och tillvarata medlemmarnas intressen.
• Den administrativa uppgiften att lagra och förmedla information, internt inom föreningen och mellan föreningen och omgivningen.
• Den verkställande uppgiften att fatta beslut och genomföra beslutade åtgärder.

Det är tyvärr en vanlig erfarenhet att den kreativa uppgiften ofta får mycket lite utrymme på styrelsemötena. De brukar i stället domineras av de två övriga uppgifterna i form av rapportredovisning och kortsiktigt beslutsfattande.

Den administrativa uppgiften som "informationscentral" går givetvis att rationalisera med datateknik. Att "lägga redovisningen och medlemsregistret på data" är något som de flesta föreningar redan genomfört.

Det är en större utmaning att försöka effektivisera beslutsfattandet med hjälp av Internet. Går det?

Kan man fatta beslut på nätet?

I praktiskt styrelsearbete brukar gången för att fatta beslut vara ungefär följande:

• Någon i styrelsen beskriver problemet och dess bakgrund.
• Man diskuterar olika förslag till lösningar. Vanligen brukar man ganska snabbt komma fram till ett gemensamt förslag. I bästa fall avser det lösningen på det ursprungliga problemet, men man kan också enas om att utreda vidare, tillkalla en konsult e.d.
• Styrelsen fattar beslut enligt förslaget och utser de som ska genomföra det.

En första fråga är om detta går att hantera på nätet utan att träffas personligt. Följande är en skiss till arbetsgång:

• Styrelsen har en egen webbplats på nätet.
• När en fråga som kräver beslut kommer upp i styrelsearbetet lägger föreningens webbmaster upp en speciell webbsida för denna fråga. Det motsvarar vid ett konventionellt styrelsemöte att frågan sätts upp på dagordningen för nästa möte.
• Den som "äger" frågan beskriver problemet och dess bakgrund på frågans webbsida. Ordföranden släpper ordet fritt och inbjuder till diskussion fram till och med ett angivet datum.
• Diskussionen sker på nätet med samma teknik som används för diskussionsgrupper, forum, gästböcker m.m. Inläggen skrivs och skickas till en speciell webbsida där alla inlägg successivt samlas i kronologisk ordning och kan läsas av alla i styrelsen.
• När tiden för diskussionen gått ut sammanfattar ordföranden och lägger ut ett förslag till beslut på frågans webbsida. Om det har funnits skarpa delade meningar kan det behövas en ny diskussionsrunda kring förslaget.
• Styrelsemedlemmarna skriver ett sista kort inlägg där de anger om de samtycker till förslaget eller har annan uppfattning. I viktiga frågor kan det förekomma att någon här skriver en reservation.
• Ordföranden avslutar behandlingen av frågan med ett virtuellt klubbslag.

Diskussion om nackdelar och fördelar med beslut på nätet

(En sammanfattande bild av innehållet i diskussionen.)

Internettillgänglighet

Alla styrelsemedlemmar måste ha tillgång till dator med Internetanslutning. Det är i dagsläget en begränsning, som dock snabbt håller på att försvinna.

Skriftligt och muntligt

Arbetssättet på nätet är med dagens teknik skriftligt medan ett konventionellt styrelsemöte huvudsakligen är muntligt.

Den skriftliga tekniken har vissa fördelar: Behandlingen blir mer distinkt (man uttrycker sig mer noggrant när man skriver än när man talar och man håller sig till ämnet). Alla i styrelsen kan följa diskussionen, inte bara de som annars hade möjlighet att närvara på styrelsemötet. Protokollet finns i princip färdigt i och med att frågan är behandlad.

Nackdelar: Det tar längre tid att skriva än att prata. Den som "äger" frågan och ska presentera den, måste ta sig tid att skriva ned problemformulering och bakgrund. Speciellt kanske ordföranden drabbas av att behöva skriva mycket mer än vid konventionella styrelsemöten. Missförstånd klaras ut snabbare vid personliga möten. Vissa frågor passar inte för skriftlig behandling. Det gäller frågor av känslig karaktär, t ex i samband med personmotsättningar och affärsavtal. Det gäller även frågor där bakgrundsmaterialet består av skrymmande ritningar eller dylikt.

Tidsaspekter

Vid konventionellt styrelsearbete måste en fråga vänta på behandling till nästkommande styrelsemöte och där avhandlas i tidskonkurrens med ett antal andra frågor.

Behandlas frågan på nätet kan den tas upp direkt när den blir aktuell. Tekniken gör att diskussionen av en fråga på nätet måste få ta minst några dagar. Det ger mer tid till eftertanke.

Flera frågor kan vara uppe för diskussion på nätet samtidigt.

Delaktighet

Det är ett faktum att många styrelsemedlemmar sitter av möten utan att aktivt delta i diskussionerna och i besluten. Det blir lätt så i grupper där vissa är mer erfarna (och pratsamma). Vid beslut på nätet måste alla skriva inlägg (för att bevisa sin virtuella närvaro). Förhoppningsvis kan det medföra att man också argumenterar för sitt beslut. Det kan medverka till att öka den faktiska delaktigheten i besluten.

Effektivisering

Inledningsvis skrevs att det vore önskvärt att rationalisera styrelsearbetet, så att mer tid på de personliga mötena kunde ägnas åt den kreativa uppgiften. Effektiviseras beslutsfattandet av att läggas på nätet?

Tvärtom kanske i vissa avseenden. Som påpekats ovan kan det ta längre tid att presentera en fråga skriftligt än muntligt. Men å andra sidan går det fortare att läsa än att lyssna. Så de som tar del av presentationen vinner på att den ligger på nätet.

Inom en styrelse blir det alltid en viss arbetsfördelning och specialisering. När en fråga, som bara berör vissa i styrelsen, behandlas på ett konventionellt möte slösar man med de övrigas tid.

De konventionella, personliga mötena kommer att finnas kvar, men blir troligen färre. Därmed rationaliserar man bort viss restid m.m.

Beslut på nätet kräver arbetsinsatser av en webbansvarig, det vill säga någon som administrerar styrelsens webbplats. Det är en ny, tillkommande befattning i styrelsen. Å andra sidan minskar sekreterarens arbetsuppgifter väsentligt.

Sammanfattning

Hur man värderar dessa för- och nackdelar är mycket personligt. Åtminstone några tycker säkert att fördelarna överväger. Det kan därför vara av intresse att gå vidare och se vad som mer kunde läggas över på nätet.

Styrelsens webbplats

Följande uppställning ger ett förslag på innehåll på en webbplats för en föreningsstyrelse.

Kalender

Viktiga datum för styrelsemedlemmarna. (Förmodligen har föreningen också en webbplats, som alla medlemmar har tillgång till. Där finns då säkert en kalender för föreningsaktiviteter. Man ska givetvis undvika att skriva samma uppgifter på flera ställen.)

Kontakter

Namn, adress, e-postadress, telefonnummer till viktiga kontaktpersoner.

Aktuellt

Denna rubrik kan sägas motsvara dagordningen för nästa möte vid konventionellt styrelsearbete. Den har (minst) två underrubriker: Beslutsfrågor och Rapporter.

Under rubriken Beslutsfrågor listas de frågor som är under behandling, d.v.s. de frågor som har en egen webbsida enligt beskrivningen ovan och som ännu inte är avslutade. Listan är i praktiken länkar till dessa webbsidor.

Under rubriken Rapporter listas på samma sätt länkar till webbsidor eller filer som redovisar aktuella rapporter. En stor del av tiden på styrelsemöten brukar nämligen upptas av redovisning av rapporter av olika slag. Det kan vara återkommande ämnen, t.ex. kassörens rapport om föreningens ekonomi och rapporter om medlemsutvecklingen. Det kan också vara rapporter av engångskaraktär, t.ex. inkomna skrivelser, referat från konferenser m.m.

Arkiv

Till arkivet överförs länkar och filer från rubriken Aktuellt varefter ärendena är slutbehandlade och rapporterna lästa en första gång. Men här finns också protokoll, avtal, manus till nyhetsbrev, medlemsutskick m.m. (Föreningens webbplats, som är tillgänglig för alla medlemmar, innehåller också denna typ av information, såsom föreningens stadgar, verksamhetsberättelser, årsredovisningar m.m.).

Implementering

Standardverktyg

Om man förutsätter att föreningen har en webbplats och en webbansvarig kan styrelsens egen webbplats och de funktioner som beskrevs ovan hanteras med standardverktyg: Webbsidorna görs på vanligt sätt med verktyg av typ Frontpage eller Dreamweaver. Arkivet består av filer som laddas upp till servern med ett s.k. ftp-program. Diskussionen mellan styrelsemedlemmarna inför ett beslut sker med e-post.

Även om det skulle gå att sköta webbplatsen på det sättet har det vissa nackdelar: Webbplatsen blir inte lösenordsskyddad och diskussioner med hjälp av e-post blir lätt ostrukturerade och svåröverskådliga, speciellt om flera frågor diskuteras samtidigt.

Skript

Det går att komplettera programmen på webbservern med så kallade skript, som vanligtvis är mindre program som utför någon speciell funktion. Ett typiskt exempel är ett program som tar emot de medlemsuppgifter som en användare har skrivit in i ett registreringsformulär och som lagrar dessa uppgifter i ett medlemsregister.

Skript kan skrivas i flera olika programmeringsspråk. De som används mest för närvarande är cgi/perl, asp och php. (Den observante ser ofta dessa förkortningar använda i webbadresser.)

Det är inte så svårt att skriva skript. Det lämpar sig för amatörprogrammerare. Men dessutom finns det en mängd färdiga skript att hämta från nätet. De flesta är s.k. freeware eller shareware med en blygsam avgift. Det är därför fullt möjligt för en datorintresserad styrelse att implementera en rationell webbplats som ger datorstöd till styrelsearbetet.

Wiki

En teknik som skulle passa perfekt i detta sammanhang är den s.k. wikitekniken. Läs mer om den i artikeln om "Skrivbara webbsidor". Det finns även ett exempel på en wikisida för styrelsearbete: klicka här.