senITel Forum
Information för webmaster
senITel Forum utvecklades vintern 2002/2003 för att ge datorstöd åt senITels årsmöte 2003. På basis av erfarenheterna från årsmötet har systemet vidareutvecklats till den version som beskrivs i detta dokument. Det finns en utförlig rapport om årsmötet på senITels hemsida. Läs mer >>.
Det krävs att föreningen har en webmaster som kan vara en aktiv länk mellan det tekniska systemet och årsmötets ordförande respektive föreningens styrelse. Det är endast webmaster som kan initiera en ny fråga och administrera den så kallade frågesidan, initiera ett nytt diskussionsforum och initiera omröstningen. Till sin hjälp har webmaster ett administrationsverktyg som hör till systemet ("Nyttigheter"). Där finns även mer detaljerad information om hur man initierar frågor m.m.
Arbetsgång
Varje fråga hanteras i systemet i fyra steg:
- Frågan presenteras för medlemmarna (på frågesidan).
- Medlemmarna diskuterar frågan i ett forum.
- Ordföranden (eller motsvarande) preciserar "propositionsordningen" och omröstningen påbörjas.
- Omröstningsresultatet presenteras för medlemmarna.
Medlemsregister och lösenordsskydd
Endast medlemmar i föreningen ska kunna se informationen om frågorna och delta i forum och omröstning. Därför har systemet ett eget medlemsregister med id (t.ex. medlemsnummer, namn eller e-postadress) och lösenord. Webmaster lägger upp medlemsregistret och kan lägga till och ta bort medlemmar. Den enskilde medlemmen kan ändra sitt eget lösenord.
Om man vid inloggningen godkänns som medlem skickar systemet en så kallad sessionscookie till användarens dator som bekräftelse. Det är en standardteknik för att göra det möjligt för användaren att besöka flera webbsidor inom systemet utan att på nytt bli avkrävd id och lösenord. En sessionscookie tas automatiskt bort när webbläsaren stängs. senITel Forum kräver därför att användarens dator tillåter den typen av cookie. Märker systemet att användarens dator förbjuder cookieanvändning får användaren information om hur man (eventuellt bara tillfälligt) ställer om datorn för att tillåta sessionscookies.
För att kunna visa systemet för blivande användare och för att låta medlemmar pröva systemet finns möjligheten att logga in som gäst och diskutera och rösta på en demo-fråga.
Fråga, frågesida och frågenummer
Begreppet fråga är fundamentalt i senITel Forum. (Ett alternativt ord kunde ha varit ärende.)
Systemet ger datorstöd för att behandla frågor som föreningen ställer till medlemmarna i de fyra steg som nämndes ovan: Presentation, diskussion, omröstning och resultatredovisning.
Webmasters första uppgift för en ny fråga är att skapa ett första underlag för den så kallade frågesidan. Det är en webbsida som håller samman föreningens behandling av frågan. I första skedet innehåller sidan bara en presentation av frågan och en länk till diskussionsforum. Den byggs successivt ut under resans gång.
Frågesidan skapas med ett enkelt så kallat publiceringsverktyg.
Bästa användningssättet är troligen att skapa en frågesida
lokalt på webmasters egna dator och vid behov kopiera och klistra
in all html-kod mellan sidans body-taggar i publiceringsverktygets textarea
(efter att ha tagit bort den gamla texten). Med detta arbetssätt
har man alltid en giltig version av sidan som back-up. Publiceringsverktyget
underlättar införandet av länkarna till forum, röstning
och resultatredovisning. På frågesidan bör även
ligga en länk till rutinen för att ändra lösenord.
Flera frågor kan hanteras parallellt, vilket bl.a. krävs vid årsmöten. För att systemet ska kunna skilja på de olika frågorna, måste varje fråga ges ett unikt nummer (eller alfanumerisk identifikation). Det är dock bara något som webmaster måste hålla reda på. Medlemmarna berörs inte.
Diskussionsforum
Systemet innehåller ett enkelt diskussionsforum där medlemmarna kan diskutera frågan före omröstningen. Varje fråga utgör en "tråd" i forumet. Det senaste inlägget ligger överst.
Innan länken på frågesidan läggs ut måste webmaster initiera forumet för frågan. Helst ska han eller ordföranden även skriva ett första inlägg. Det underlättar för de första besökarna till forumet.
På frågesidan bör anges hur länge diskussionen ska pågå
Omröstning
Hur frågan ska behandlas vid omröstningen beror på hur diskussionen i forumet utfallit:
Ett extremfall är att det visar sig att man inte alls behöver rösta. Om till exempel valberedningen presenterat ett förslag till revisor och det varken kommit protester eller motförslag i diskussionen, finns det ingen anledning att rösta.
Ett annat extremfall är att det under diskussionen kommit yrkande om bordläggning och dessutom ett eller flera tilläggsyrkanden. Ordföranden måste då bestämma en "propositionsordning" där de olika alternativen ställs mot varandra. I praktiken innebär det att frågan blir uppdelad i ett antal delfrågor om vilka man röstar i tur och ordning.
Det normala är att frågan bara har ett ja- och ett nejalternativ, och att medlemmarna i diskussionen fört fram sina argument för de båda sidorna.
Före omröstningen måste ordföranden precisera frågan och eventuella delfrågor och fastlägga formuleringen av de olika alternativen. Man måste också bestämma hur länge omröstningen ska få pågå. Med hjälp av detta initierar webmaster frågan för omröstning.
Resultatredovisning
När tiden för omröstning gått ut kan webmaster lägga ut en länk till resultatredovisningen, där medlemmarna kan se hur föreningen röstat på de olika alternativen.
Något om tekniken
Systemet bakom senITel Forum består av ett antal så kallade serverskript skrivna i programspråket Perl. Det finns fem skript som medlemmarna kommer i kontakt med: Presentation av frågesidan, diskussionsforum, omröstning, resultatredovisning och ändring av lösenord. Dessutom finns det ett administrationsverktyg för webmaster, för närvarande uppdelat på två skript.
Systemet innehåller också några vanliga webbsidor med information om systemet, såsom denna sida som du nu läser och en sida med cookieinformation.
Bakom kulisserna finns dessutom datafiler för att lagra inlägg i diskussionsforum, röstningsresultat m.m.
Dessa skript, webbsidor och datafiler ligger alla på en speciell server.
På senITels webbplats ligger information som riktar sig direkt till föreningens medlemmar. När systemet används för årsmöte krävs dessutom speciella webbsidor som ger information och håller samman de frågor som behandlas på årsmötet. Den rapport som senITel sammanställt om årsmötet 2003 ger bra exempel på sådana sidor. (Se länk ovan.)